Como Iniciar o Controle Financeiro Pessoal

Marcos E. Fink

Veja a seguir orientações de Como Inciar o Controle Financeiro utilizando o software grátis Ganância :: Finanças Pessoais.

Controle FinanceiroMuito mês no final do dinheiro? Contas atrasadas, juros e crediários? Sempre sem dinheiro? Embora o casal Silva tivesse uma remuneração razoável, estes eram problemas comuns para eles. Não tinham controle sobre as suas finanças e não estavam conseguindo enxergar para onde estava indo todo o seu dinheiro. Por isso, resolveram começar a fazer o seu controle financeiro.

Mas como se faz um Controle Financeiro?

Com uma folha de papel e um lápis (e, obviamente, um pouco de disciplina), é possível fazer o controle financeiro. Verdade! Vamos partir de um exemplo simples assim, para facilitar a compreensão do que é e como fazer um controle financeiro, e demonstrar como um programa de computador pode ajudar bastante nessa tarefa, além de possibilitar outros controles importantes e gerar informações mais detalhadas sobre o seu dinheiro e os seus bens.

No último dia daquele mês, o casal Silva verificou que na sua conta corrente havia um saldo de R$ 200,00 e tinham no bolso R$ 50,00. Logo, o saldo de que dispunham era de R$ 250,00. Nos primeiros dias do mês seguinte, receberam salários (total de R$ 2.000,00) e vale-alimentação (R$ 150,00), pagaram o aluguel (R$ 500,00), foram ao supermercado para comprar alimentos para a primeira semana (R$ 100,00), fizeram um pequeno conserto do carro (R$ 25,00) e colocaram combustível (R$ 50,00), pagaram luz (R$ 60,00) e condomínio (R$ 110,00), saíram para jantar fora (R$ 30) e quitaram mais uma parcela do carnê da compra da geladeira (R$ 80,00) e uma parcela da compra do aparelho de DVD (R$ 40,00). Também foi necessário fazer um saque da conta corrente (R$ 100,00) e abastecer o carro mais uma vez (R$ 50,00).

Veja como ficou o Controle Financeiro que o casal Silva fez na folha de papel:

Data Descrição $ ou C/C Valor
31/07 Saldo Anterior   250,00
01/08 Salários Depósito C/C 2.000,00
01/08 Vale Alimentação Vale Alim. 150,00
01/08 Aluguel Ch. 125457 500,00
01/08 Supermercado Vale Alim. 100,00
02/08 Conserto do Carro Dinheiro 25,00
02/08 Combustível Ch. 125458 50,00
05/08 Luz Débito em C/C 60,00
06/08 Saque da C/C R$100 C/C 100,00
06/08 Condomínio Ch. 125459 110,00
08/08 Jantar Fora Dinheiro 30,00
08/08 Carnê da Geladeira Ch. 125460 80,00
10/08 Carnê do DVD Ch. 125461 40,00
10/08 Combustível Dinheiro 50,00
10/08 Saldo Atual   1.355,00

Basicamente, então, para começar a fazer o controle financeiro, precisamos determinar a data em que vamos começar (neste caso, 01/08), e saber qual o saldo que tínhamos no dia anterior (no caso, 31/07). A partir daí, é necessário registrar os Lançamentos, ou seja, todos os valores recebidos ou pagos (por isso a disciplina é necessária), somando os valores recebidos (Entradas ou Receitas) e subtraindo os valores pagos (Saídas ou Despesas). Assim, sempre temos o Saldo (ou Circulante) de que dispomos. Note que é muito importante colocar uma descrição do lançamento e também saber se a conta corrente foi movimentada ou foi utilizado dinheiro.

Continuando a registrar de todas as entradas e todas as saídas, é possível saber sempre de onde se recebeu dinheiro e em que o dinheiro foi gasto, e também o quanto ainda está disponível.

Ao fazer os lançamentos (da maneira demonstrada acima), o casal Silva percebeu que mais informações poderiam ser obtidas desse controle, além do saldo disponível. Veja algumas informações que poderiam ser obtidas:

- Qual foi o total de receitas e de despesas deste período?
- Quanto foi gasto com alimentação?
- Quanto foi gasto para manter o veículo e abastecer?
- Quanto foi gasto para manter a casa?
- Qual o saldo da conta corrente? Quanto dinheiro está no bolso?

Para que essas informações possam ser geradas, precisamos selecionar lançamentos específicos que contém os valores que desejamos totalizar. Por exemplo, para saber quanto foi gasto com combustível, precisamos somar todos os lançamentos de pagamento de combustível. Para sabermos qual foi a movimentação em dinheiro, precisamos somar todos os valores que recebemos em dinheiro e subtrair tudo o que pagamos em dinheiro. E assim por diante...

O Plano de Contas

Nesse ponto, o casal Silva percebeu que precisava planejar as informações que poderiam ser obtidas. Consultaram alguns livros de orientação prática de finanças e começaram a se organizar.

Contas de Saldo/Circulante

Estas contas revelam o montante de dinheiro disponível, como Dinheiro na Carteira, a Conta Corrente, Cartão de Crédito, Poupança e Aplicações Financeiras. Poderia ser relacionado assim:

0. Contas de Saldo/Circulante
    0.1 Carteira
    0.2 Conta Corrente Banco 1
    0.3 Cartão de Crédito 1
    0.4 Poupança Banco 1
    0.5 Cartão de Crédito 2
    0.6 Cartão Vale-Alimentação
    0.7 Fundo de Aplicação Banco 2
    0.8 Conta Corrente Banco 2
 

Mas, ficaria ainda melhor se agrupássemos as contas dessa maneira:

0. Contas de Saldo/Circulante
    0.01 Dinheiro e Contas Correntes
      0.01.01 Carteira
      0.01.02 Cartão Vale-Alimentação
      0.01.03 Conta Corrente Banco 1
      0.01.04 Conta Corrente Banco 2
    0.02 Cartões de Crédito
      0.02.01 Cartão de Credito 1
      0.02.02 Cartão de Credito 2
    0.03 Aplicações Financeiras
      0.03.01 Poupança Banco 1
      0.03.01 Fundo de Aplicação Banco 2
 

Assim, relacionando as Contas em três níveis, no primeiro nível temos o título "0. Contas de Saldo/Circulante". No segundo nível, temos subgrupos de contas "0.01 Dinheiro e Contas Correntes", "0.02 Cartões de Crédito" e "0.03 Aplicações Financeiras". E, no terceiro nível, as contas de cada subgrupo, que são as contas que realmente queremos controlar.

As contas de primeiro e segundo nível servem para agrupar e organizar as contas, e são apenas contas que permitem totalizar os valores das contas de terceiro nível, de acordo com o tipo de conta.

Contas de Entradas/Receitas

Os valores que recebemos em dinheiro ou são depositados na conta corrente tem uma Origem. Para a maior parte das pessoas, a origem dos seus recursos provém do seu salário, que é a sua maior fonte de renda (Receita). Mas há outras origens dos valores que recebemos, o que também poderíamos organizar. Veja:

1. Entradas/Receitas
    1.01 Remuneração
      1.01.01 Salário
      1.01.02 Vale Alimentação
      1.01.03 Renda Extra
    1.03 Receitas Financeiras
      1.03.01 Rendimento de Poup e Aplicações
      1.03.02 Restituição de IRRF
    1.04 Receitas Patrimoniais
      1.04.01 Venda de Bens
      1.04.02 Alugueis Recebidos
    1.09 Outras Receitas
      1.09.05 Outras Receitas
 

Este seria um modelo de contas de Entradas/Receitas que abrangeria as principais origens dos valores que a maioria das pessoas recebe.

Contas de Saídas/Despesas

A maior parte dos problemas financeiros das pessoas ocorre porque elas gastam mais dinheiro do que recebem. Era o que estava acontecendo com o casal Silva. Note, no pequeno controle financeiro que eles fizeram, como há muito mais lançamentos de despesas do que receitas. Há uma infinidade de opções para onde podemos destinar o nosso dinheiro, que, por mais dinheiro que se ganhe, sempre haverá onde gastar. Por isso, é importante um controle de despesas, para que possamos determinar que Destino estamos dando ao nosso dinheiro.

Um resumido modelo de relação de contas de despesas poderia ser assim:

2. Contas de Saídas/Despesas
    2.01 Investimento Eterno
      2.01.01 Dízimos e Ofertas
      2.01.02 Generosidade
      2.01.03 Outras Contribuições
    2.02 Alimentação
      2.02.01 Supermercado
      2.02.02 Lanches e Refeições
    2.03 Vestuário
      2.03.01 Roupas
      2.03.02 Calçados
    2.04 Casa
      2.04.01 Aluguel
      2.04.02 Condomínio e Água
      2.04.03 Energia Elétrica
      2.04.04 Telefone
      2.04.05 Manutenção da Casa
      2.04.06 IPTU
    2.05 Veículos
      2.05.01 Combustível e Óleo
      2.05.02 Serviços e Mecânica
      2.05.03 Seguro do Veículo
      2.05.04 IPVA e Multas
    2.06 Saúde
      2.06.03 Farmácia
      2.06.01 Despesas Médicas
      2.06.02 Despesas Odontológicas

Continuando, poderíamos relacionar as contas de Saídas/Despesas com educação, diversão e lazer, compra de bens, pagamento de dívidas, despesas bancárias, e assim por diante..

Para um Controle Financeiro Pessoal, são suficientes as contas de Saldo/Circulante, de Entradas/Receitas e de Saídas/Despesas. A essa relação de contas chamamos Plano de Contas.

Obs: Para configurar o Plano de Contas no sistema Ganância, acesse o menu Funcionalidades/Controle Financeiro/Plano de Contas.

Conta Destino e Conta Origem

Aqui já podemos perceber mais um detalhe importante. Cada vez que movimentamos um valor, sempre duas contas serão utilizadas, ou seja, uma conta de Destino e uma conta de Origem.

Recebendo um valor:

Por exemplo, ao receber a remuneração do mês através de depósito em conta corrente, a Conta Destino deste valor poderia ser a conta de Saldo/Circulante denominada "0.01.03 Conta Corrente Banco 1", e a conta de Receita "1.01.01 Salário" seria a Conta Origem deste valor.

Os recebimentos, obviamente, aumentam o saldo disponível, totalizado nas contas de Saldo/Circulante.

Note: Na maioria dos lançamentos de recebimento, a Conta Destino será uma subconta do grupo "0. Saldo/Circulante" e a Conta Origem será uma subconta do grupo "1. Entradas/Receitas".

Pagando um valor:

Ao pagarmos um valor, por exemplo, a conta de energia elétrica, a Conta Destino seria uma conta de Saídas/Despesas denominada "2.03.03 Energia Elétrica" e a Conta Origem poderia ser a conta de Saldo/Circulante denominada "0.01.01 Carteira", se o pagamento fosse em dinheiro, ou a conta "0.01.03 Conta Corrente Banco 1", se fosse com cheque.

Os pagamentos, obviamente, reduzem o saldo disponível, totalizado nas contas de Saldo/Circulante.

Note: Na maioria dos pagamentos, a Conta Destino será uma subconta do grupo "2. Saídas/Despesas" e a Conta Origem será uma subconta do grupo "0. Saldo/Circulante".

Transferindo um valor:

Por exemplo, se fosse feito um saque da conta corrente, a Conta Destino seria a "Carteira" e a Conta Origem seria a "Conta Corrente Banco 1". Ou, ao depositarmos um valor na poupança, a Conta Destino seria a conta "Poupança Banco 1" e a Conta Origem seria a conta "Carteira".

Note: As transferências são feitas entre subcontas do grupo "0. Saldo/Circulante" e, obviamente, não alteram o saldo disponível totalizado nas contas de Saldo/Circulante.

Código Reduzido:
Para facilitar a digitação de lançamentos, além do código de endentação das contas (X, ou X.XX ou X.XX.XX), cada conta de terceiro nível (X.XX.XX) recebe um Código Reduzido, que para as contas de Saldo/Circulante é um código numérico de dois dígitos (entre 10 e 99); as contas de Entradas/Receitas possuem um Código Reduzido de três dígitos (entre 101 e 199); e as contas de Saídas/Despesas, também um Código Reduzido de três dígitos (entre 201 e 299).

Por que utilizar um software de Controle Financeiro?

Para elaborar um Plano de Contas e registrar todos os movimentos financeiros (lançamentos) de forma manual, realmente haveria muito trabalho e isso seria uma tarefa relativamente morosa, pois cometer erros de lançamento é comum e a correção desses erros ficaria complicada, pois todos os cálculos matemáticos e totalizações precisariam ser refeitos.

Nesse ponto, o uso de um programa de computador facilita bastante, pois a organização das informações e todos os cálculos matemáticos são feitos automaticamente pelo computador.

Como utilizar o software gratuito Ganância :: Finanças Pessoais?

Compreendendo o Plano de Contas e entendendo como Incluir Lançamento você já pode fazer o seu Controle Financeiro Pessoal no Ganância :: Finanças Pessoais. Escolha uma data para iniciar o seu Controle Financeiro (por exemplo, 01/01/2008), lance o saldo anterior (de 31/12/2007) de todas as suas contas correntes e do dinheiro da carteira e continue, com disciplina, lançando todos os seus movimentos financeiros.

O Plano de Contas já foi explicado anteriormente. Ao instalar o sistema Ganância :: Finanças Pessoais no seu computador ou criar um novo usuário, um Plano de Contas modelo é disponibilizado. Você pode então excluir as contas que você não vai utilizar e incluir as contas que não estão disponíveis mas que você gostaria de controlar. Clique Funcionalidades / Controle Financeiro/Plano de Contas para visualizar e fazer alterações no Plano de Contas.

Se você nunca fez um Controle Financeiro, recomendamos que utilize o Plano de Contas modelo até que se habitue com o programa. Então poderá adequar o Plano de Contas como for mais conveniente para você controlar as suas finanças. O que você poderia fazer é trocar os nomes de algumas contas para nomes mais familiares. Por exemplo, ao invés de "Conta Corrente Banco 1" poderia ser "Banco do Brasil Ag xxxx-x C/C zz.zzz-z". Ao invés de "Salário", poderia ser "Remuneração" ou "Sustento".

Como fazer um lançamento?

Para que o registro de um lançamento de movimento financeiro seja feito adequadamente, cinco informações são obrigatórias, que são:

1) Data: o dia em que o movimento (recebimento, pagamento ou transferência) ocorreu.
2) Conta Destino
3) Conta Origem
4) Valor
5) Histórico: breve descrição que identifica o lançamento

O programa permite digitar algumas informações adicionais, como o Número do Documento, e uma Anotação/Observação, que pode conter uma informação complementar para o lançamento.

Veja definições mais detalhadas dos campos que precisam ser preenchidos e mais dicas sobre como fazer um lançamento clicando no botão de ajuda, na janela de Inclusão/Edição de Lançamentos do programa.

Como lançar o saldo anterior?

Para começar o Controle Financeiro, é necessário lançar os saldos anteriores.
Digamos que você quer começar o Controle Financeiro no dia 01/01/2008. No dia anterior, 31/12/2007, você tinha algum valor na carteira, um saldo na conta o corrente e um valor na poupança. Você então teria de fazer três lançamentos:

Saldo Anterior da Carteira:
Data: 31/12/2007
Conta Destino: Carteira (Saldo/Circulante)
Conta Origem: Outras Receitas (Entradas/Receitas)
Valor: R$ XXX,XX
Histórico: Saldo Anterior da Carteira em 31/12/2007

Saldo Anterior da Conta Corrente:
Data: 31/12/2007
Conta Destino: Conta Corrente Banco 1 (Saldo/Circulante)
Conta Origem: Outras Receitas (Entradas/Receitas)
Valor: R$ XXX,XX
Histórico: Saldo Anterior da Conta Corrente em 31/12/2007

Se o saldo da Conta Corrente estiver negativo, o lançamento deve ser:
Saldo Anterior da Conta Corrente:
Data: 31/12/2007
Conta Destino: Outras Despesas (Saídas/Despesas)
Conta Origem: Conta Corrente Banco 1 (Saldo/Circulante)
Valor: R$ XXX,XX
Histórico: Saldo Anterior da Conta Corrente em 31/12/2007

Saldo Anterior da Poupança
Data: 31/12/07
Conta Destino: Poupança Banco 1 (Saldo/Circulante)
Conta Origem: Outras Receitas (Entradas/Receitas)
Valor: R$ XXX,XX
Histórico: Saldo Anterior da Poupança em 31/12/2007

Se, para lançar os saldos anteriores você não tem os valores exatos, não há problema. Use um valor aproximado. Você poderá corrigir os lançamentos de saldos anteriores posteriormente, ou fazer um ajuste do saldo lançando uma despesa ou uma receita da diferença no momento que contar o seu dinheiro e verificar os extratos e obtiver os saldos exatos.

A partir daí, é só continuar a fazer adequadamente todos os lançamentos das suas movimentações financeiras. Então, os seus Saldos estarão sempre atualizados e você poderá monitorar as suas Receitas e controlar as suas Despesas.

Bom trabalho e ótimo Controle Financeiro.

Controlando o Cartão de Crédito

Ao realizar gastos com o Cartão de Crédito, faça esses lançamentos no Controle Financeiro da seguinte maneira:

Gasto no Cartão de Crédito:
Data: 20/01/2008 (por exemplo)
Conta Destino: selecione a conta de Saída/Despesa ao qual o gasto se refere.
Conta Origem: Cartão de Crédito 1 (Saldo/Circulante)
Valor: R$ XXX,XX
Histórico: Gasto Cartão Pg Loja "Nome da Loja" NF XXX

Fazendo assim todos os lançamentos do cartão, note que a conta Cartão de Crédito 1, no grupo Saldo/Circulante, ficará negativa. Logo, o saldo disponível apresentará o valor atual disponível já descontado o valor dos gastos do cartão de crédito, mesmo que ainda não tenham sido pagos.
Se houver alguma tarifa ou juro cobrado na Fatura, lance como se fosse um gasto no Cartão de Crédito, como exemplificado acima.

Ao pagar a fatura do Cartão, faça o lançamento da seguinte maneira:

Pagamento da Fatura do Cartão de Crédito
Data: 05/02/2008 (por exemplo)
Conta Destino: Cartão de Crédito 1 (Saldo/Circulante)
Conta Origem: Carteira ou Conta Corrente (Saldo/Circulante)
Valor: R$ XXX,XX
Histórico: Pg Fatura do Cartão de Crédito 1 JAN/08

Lembre-se de usar o cartão de crédito apenas por conveniência, nunca para crédito. Pague sempre o valor total da fatura. Assim, o lançamento do pagamento da fatura deve zerar a conta Cartão de Crédito 1.


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